Ясно е, че живеем във време на информационно свръх-изобилие, в което данни, документи, новини и всичко това, което наричаме “информация” ни заливат главоломно и става все по-трудно да я събираме, обработваме и анализираме. И става още по-трудно да отсеем какво от всичката тази информация е полезно, кое да запазим, кое да развиваме и кое да използваме.
Това е вярно не само за всеки от нас, това е вярно и за нашите фирми. Ако за отделния човек е възможно все още да се ориентира интуитивно в цялата тази информационна джунгла, то е крайно необходимо фирмите сериозно да помислят за проблема с информационното изобилие, създаването и запазването на фирмените знания.
За първи път се замислих върху това преди над 10 години, когато участвах в един европейски проект за разработване на подход и софтуер за управление на интелектуални активи в кооперативни бизнес мрежи. Тази тема тогава все още не беше много актуална и ми изглеждаше чудновато както изграждането на бизнес мрежи от консултанти, така и изграждането на активи от консултантски знания. С времето все повече разбирам каква интуиция имаха инициаторите на проекта и как това става все по-важно и за бизнес кооперации, и за самите фирми вътре в тях.
Важно е да разбираме разликата между “информация” и “знания”. Всичко, което е ново и постъпва по различни канали във фирмата – чрез мейловете на служителите ни, от участията в различни събития, от бизнес партньори и клиенти, от пресата…, може да се тълкува като информация. Това, което наистина представлява ценност за фирмата и може да се използва непосредствено при създаването на стойностни продукти и услуги за клиентите ни, или пък може да послужи за създаване на нови такива, представлява знание.
Днес, когато служителите очакват от нас много повече свобода и всеки не само безпроблемно ползва интернет, Фейсбук и всякакви други приложения на собствените си устройства през работно време, но и често работи за фирмата отдалечено, без присъствие в офиса, вече ограниченията на потребителските права нямат никаква роля. Как можем да влияем върху това какво четат, събират и “смилат” служителите ни, докато работят за нас? Отговорът е кратък и категоричен – не и със забрани, не и с ограничения.
Единственото нещо, което можем да направим е да обясняваме от каква информация фирмата има нужда, кое е полезното за бизнеса и да се стремим да насърчаваме екипа си да търси и събира подобна информация. Информация, която можем да превърнем в знания. Знания, от които да печелим.
Това би могло да стане по различни начини:
Първоначално обучение по този въпрос при назначаването на нови служители;
Създаване на специални “информационни хранилища”, в които всеки да слага интересни за бизнеса данни и факти, които е намерил;
Премиране на хора, които са намерили полезна за фирмата информация – чрез похвала пред другите, а защо не – и с финансова награда.
Все още това не е прието да се прави или поне на мен са ми известни единици фирми, в които се практикува. Но е въпрос на близко бъдеще това да се превърне в тенденция.
Другото е по-сложно – как да формираме и развиваме фирмените знания. Смятам, че това не може да се прави от всеки /въпреки, че би било идеално/. Затова са ни нужни специално оторизирани от нас хора. Как ще ги наричаме, бъдещето ще покаже. Възможно е да бъдат вътрешнофирмени ментори или пък мениджъри фирмени знания.
Техните отговорности биха включвали:
Дефиниране на видовете знания, от които фирмата има нужда;
Създаване, поддържане и развитие на фирменото ноу-хау;
Вътрешнофирмена комуникация по темата – обучения на нови служители, провеждане на вътрешни семинари…
Формиране на предложения към ръководството какво да се прави с новите знания – има ли нужда от повишаване квалификацията на екипа, може ли да се пристъпи към създаването на нови продукти или да се предложат нови услуги.
Пожелавам ви успешно бизнес плаване в информационния океан!